ОТВЕТ-РАЗБОР ОТ ЭКСПЕРТОВ «ФЕНИКС»
Для любой компании, у которой есть наёмные сотрудники, существует обязательный минимальный набор кадровых документов. Он закреплён в Трудовом кодексе РФ, законе о персональных данных и требованиях по охране труда. От корректности ведения этих документов зависят законность работы, готовность к проверкам и защита компании от штрафов.
Локальные акты работодателя
· правила внутреннего трудового распорядка: режим работы, дисциплина, правила поощрений и взысканий
· положение об оплате труда и премировании: оклады, надбавки, бонусы, система премирования
· положение о персональных данных работников и формы согласий
· локальные акты по охране труда: инструкции, порядок инструктажей, документы по СУОТ
Документы по структуре и учёту рабочего времени
· штатное расписание: перечень должностей, окладов и подразделений
· табель учёта рабочего времени: ведётся ежемесячно
· график отпусков: утверждается ежегодно не позднее чем за две недели до нового года
· расчётные листки по заработной плате и документ, утверждающий их форму
Документы по приёму, переводу и увольнению
· заявления работников: приём, перевод, увольнение
· приказы: о приёме, о переводе, о совмещении, об увольнении, об отпусках, о командировках, о поощрениях
· трудовые договоры с каждым сотрудником · дополнительные соглашения к ним по мере необходимости
Документы по каждому работнику
· личная карточка сотрудника (форма Т-2 или корпоративный аналог)
· трудовая книжка при бумажном формате либо сведения о трудовой деятельности (СТД-Р) при ЭТК
· личное дело, если ведётся: копии документов, соглашения о конфиденциальности, договоры о материальной ответственности для МОЛ, иные рекомендованные документы
Воинский учёт и обязательные журналы
· документы по воинскому учёту: копии военных билетов и приписных, приказы о назначении ответственного, план работы по ВУ
· журналы учёта: движения трудовых книжек, выдачи трудовых книжек и справок, журнал инструктажей по охране труда и другие, предусмотренные нормативными актами
Комментарий экспертов «Феникс»
«Ошибки в кадровых документах — одна из самых частых причин штрафов. Часть обязательных документов кажется формальностью, но именно они помогают компании доказать свою добросовестность перед инспекцией и защититься в трудовых спорах. Чем раньше выстроена система, тем меньше рисков и потерь в будущем.»
