ОТВЕТ-РАЗБОР ОТ ЭКСПЕРТОВ «ФЕНИКС»
Цифровизация HR-процессов — уже не тренд, а рабочая практика. Всё больше компаний стремятся перевести кадровый учёт в онлайн-формат, чтобы ускорить работу, сократить количество ошибок и снизить нагрузку на сотрудников отдела кадров. Но действительно ли учёт можно вести полностью дистанционно? Разбираем ключевые условия и ограничения вместе с экспертами Центра сопровождения бизнеса «Феникс».
Что можно перевести в онлайн
Законодательство РФ позволяет оцифровать почти весь кадровый документооборот. С помощью электронного кадрового документооборота (КЭДО) и квалифицированной электронной подписи можно оформлять:
- трудовые договоры и дополнительные соглашения
- приказы и распоряжения
- заявления сотрудников
- личные карточки
- графики отпусков
- большинство внутренних документов
Электронный формат полностью легален, а документы обладают такой же юридической силой, как и бумажные.
Современные платформы легко интегрируются с 1С и другими корпоративными системами — поэтому компания может автоматизировать всё: от кадрового делопроизводства до расчёта заработной платы и формирования отчётности.
Что остаётся на бумаге
Несмотря на широкие возможности КЭДО, отдельные документы пока должны вестись в бумажном виде. К ним относятся:
- трудовые книжки (если сотрудник не перешёл на ЭТК)
- ряд журналов учёта
- документы, для которых требуется собственноручная подпись или печать
На практике это означает, что компании часто используют смешанный формат: почти все процессы проходят онлайн, но отдельные формальности оформляются на бумаге.
Основные условия для корректного онлайн-учёта
Чтобы вести кадровый учёт полностью онлайн и не нарушать требования законодательства, необходимы:
- согласие сотрудников на использование электронного документооборота
- квалифицированная электронная подпись для работников и работодателя
- хранение электронных документов согласно ст. 22.1 ТК РФ
- сохранение обязательных бумажных форм по установленным исключениям
- корректная интеграция HR-системы с банками, ФНС и сервисами отчётности
Почему бизнесу это выгодно
Компании, переходящие на онлайн-кадровый учёт, получают заметный прирост эффективности. Уменьшается объём ручной работы, ускоряется процесс подготовки документов, проще контролировать сроки, а риск ошибок становится минимальным. Для HR-службы это — снижение нагрузки, для бизнеса — повышение скорости и качества внутренних процессов.
Вывод экспертов «Феникс»
При грамотной настройке системы и соблюдении всех правовых требований кадровый учёт действительно можно вести почти полностью онлайн. Исключения остаются, но они не мешают компаниям переходить к современному, удобному и безопасному формату работы.
Если вашей компании нужен аудит кадровых процессов, настройка КЭДО или полное сопровождение — команда Центра сопровождения бизнеса «Феникс» готова помочь.
