Что такое загруженность персонала
Загруженность сотрудника отражает соотношение объема его работы и доступного рабочего времени.
- Перегруженность: объем задач превышает рабочее время, необходимое для их выполнения.
- Недогруженность: после выполнения задач остается свободное рабочее время.
Математически загруженность — это отношение времени, требуемого на работу (в часах, минутах), к фонду рабочего времени, выраженное в процентах.
Как рассчитать загруженность одного сотрудника
Пример: банковский сотрудник за 8-часовую смену обслуживает 20 клиентов, на каждого по нормативу отводится 30 минут.
Расчет:
(20 клиентов × 0,5 часа) ÷ 8 часов × 100% = 120%.
Это означает перегруженность сотрудника.
Единицы измерения загруженности
Загруженность выражается в процентах:
- 100%: рабочее время полностью занято задачами.
- Менее 100%: недогруженность.
- Более 100%: перегруженность.
Расчет загруженности группы сотрудников
Для нескольких сотрудников с общим объемом работы средняя загруженность рассчитывается так: общий объем работы делится на количество сотрудников, затем результат делится на фонд рабочего времени одного сотрудника.
Пример: 10 сотрудников банка за 40-часовую неделю обслуживают 810 клиентов, норматив на одного клиента — 0,5 часа.
- Объем работы на сотрудника: (810 × 0,5) ÷ 10 = 40,5 часа.
- Загруженность: (40,5 ÷ 40) × 100% = 101%.
Может ли загруженность быть всегда 100%
Идеальная загруженность в 100% желательна, но на практике редко достижима. Объем работы колеблется, и загруженность может варьироваться в течение дней, недель или месяцев. Средняя загруженность около 100% возможна, если нет критических отклонений (перегруженности или недогруженности).
Допустимы ли перегрузка или недогрузка
Для работ, зависящих от опыта и квалификации, допустимы отклонения от 100% в пределах ±20% (от 80% до 120%).
- До 120%: возможно за счет высокой производительности, но лишь 5–6% сотрудников способны работать в таком режиме постоянно.
- Свыше 100%: невозможно для строго нормированных операций (например, на технологическом оборудовании).
- Сверхурочная работа: ограничена законом — не более 120 часов в год (6% от годового фонда в 1976 часов), то есть максимум 106% годовой загруженности.
Управленческие решения по итогам оценки загруженности
- Менее 85%: добавить сотруднику задачи или перераспределить работу, сократив штатную единицу.
- Свыше 115%: распределить нагрузку между другими сотрудниками или ввести новую штатную единицу, если загруженность коллег не позволяет перераспределения.
Связь загруженности и расчетной численности подразделения
Расчет численности штата может дать нецелое число, например, 12,5 человек.
Пример расчета:
0,5 (дробная часть) ÷ 12 (целые единицы) × 100% + 100% = 104%.
Это допустимая загруженность (меньше 115%), поэтому можно обойтись 12 сотрудниками без найма 13-го.
Итоги
Хотя термин «загруженность» редко используется в экономике труда, его понимание помогает оптимизировать численность персонала и нормирование труда. Правильная оценка загруженности упрощает управленческие решения и способствует привлечению и удержанию сотрудников. Для точного расчета нужны корректные нормы труда и учет оперативного времени, что можно доверить специалистам или выполнить самостоятельно.
