ОТВЕТ-РАЗБОР ОТ ЭКСПЕРТОВ «ФЕНИКС»
Вести кадровый учёт без отдельного специалиста возможно, если заранее определить ответственного, установить минимальный набор документов и решить, какие процессы вы выполняете сами, а какие передаёте на аутсорсинг или в онлайн‑сервис.
Ответственный и формат работы
Для начала официально закрепите ответственного приказом — это может быть директор, бухгалтер или офис‑менеджер. В приказе укажите конкретные задачи по кадровому учёту, чтобы зона ответственности была понятна и юридически закреплена.
Существует несколько подходов: ведение кадров «по совместительству» внутри компании, полный или частичный аутсорсинг, а также использование специализированного ПО для шаблонов и отчётности. При сотрудничестве с аутсорсером обязательно включите в договор перечень функций (приём и увольнение, оформление приказов, отчётность), сроки и ответственность. Помните, что юридически за соблюдение трудового законодательства всё равно отвечает работодатель.
Минимальный набор документов
На уровне организации обязательно иметь:
- штатное расписание;
- правила внутреннего распорядка;
- положение об оплате труда;
- положение о персональных данных;
- локальные акты по охране труда и обработке персональных данных.
На уровне сотрудников необходимы:
- трудовые договоры;
- приказы о приёме, переводе и увольнении;
- личные карточки и, при необходимости, трудовые книжки;
- табель учёта рабочего времени;
- график отпусков.
Для внутреннего контроля важно вести журналы регистрации приказов и трудовых договоров, личные дела сотрудников и хранение документов в соответствии с установленными сроками.
Организация процесса
Простой регламент значительно упрощает работу: кто и когда оформляет договор или приказ, кто ведёт табель и график отпусков, кто предоставляет данные для приёма и проверяет документы.
Настройте шаблоны документов, используя типовые формы или актуальные образцы из правовых систем и онлайн‑сервисов. Ведение календаря кадровых событий — окончание испытательного срока, истечение срочных договоров, отпуска и отчётность — поможет не пропустить важные даты. Такой календарь можно вести в таблице, CRM или специализированной HR‑системе.
Цифровые инструменты и ЭДО
Для небольшого бизнеса достаточно базовой HR‑программы или модуля в бухгалтерской системе с шаблонами приказов, табелями и возможностью выгрузки отчётности.
Часть кадровых документов можно перевести в электронный вид с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи, соблюдая требования к электронному документообороту. При этом «бумажные» документы оставляются там, где это требует законодательство.
