Порядок изменения выплат зависит от того, какая именно сумма и на каком основании была установлена. Оклад, постоянная надбавка или доплата могут быть закреплены в трудовом договоре, тогда как премия обычно определяется действующей системой премирования. От этого зависит и состав кадровых документов. Увеличение закрепленной в договоре выплаты оформляют через изменение его условий. Для уменьшения оклада требуется либо договоренность с работником, либо предусмотренная законом процедура. Отдельно рассматриваются случаи, когда итоговая зарплата за месяц становится меньше из-за простоя, невыполнения норм или особенностей премирования. Разберем эти варианты и порядок их оформления.
ЧТО СЧИТАЕТСЯ ИЗМЕНЕНИЕМ УСЛОВИЙ ОПЛАТЫ
При заключении трудового договора стороны фиксируют условия оплаты труда. Статья 57 ТК РФ относит к обязательным сведениям размер тарифной ставки или оклада, а также доплаты, надбавки и поощрительные выплаты. Конкретный порядок формирования заработка определяется с учетом системы оплаты труда работодателя. Это предусмотрено статьей 135 ТК РФ.
Если в договоре указана определенная сумма и стороны хотят установить другую, меняется согласованное условие. По статье 72 ТК РФ такая корректировка производится по соглашению работодателя и сотрудника в письменной форме.
Например, при повышении оклада с 50 000 до 60 000 рублей одного приказа недостаточно. Необходимо документально изменить соответствующее условие трудового договора.
При этом сумма фактического начисления за месяц может измениться и без пересмотра договора. На нее влияют продолжительность рабочего времени, простой, выполнение норм труда или условия получения премии. Поэтому уменьшение выплаты за расчетный период еще не означает изменения оклада.
В КАКИХ СЛУЧАЯХ НУЖНА ДОГОВОРЕННОСТЬ С СОТРУДНИКОМ
Когда меняется сумма, непосредственно установленная трудовым договором, работодателю необходимо получить согласие работника. Это касается оклада, тарифной ставки и постоянных доплат или надбавок, если они закреплены в договоре.
Изменения оформляют дополнительным соглашением. В нем указывают новую сумму и дату начала ее применения. Документ подписывают обе стороны.
Например, при изменении оклада с 70 000 до 80 000 рублей с 1 октября оформляют:
- дополнительное соглашение;
- подписи работодателя и сотрудника;
- приказ, если он предусмотрен внутренним документооборотом;
- изменения в кадровой и расчетной системах;
- начисление зарплаты в новом размере с установленной даты.
При уменьшении оклада также нельзя ограничиться распоряжением работодателя. Если сотрудник не принимает предложенное снижение, применять меньшую сумму только на основании приказа нельзя. Возможность изменения условий без согласия рассматривается в рамках статьи 74 ТК РФ.
В КАКОЙ СИТУАЦИИ РАБОТОДАТЕЛЬ МОЖЕТ ДЕЙСТВОВАТЬ ОДНОСТОРОННЕ
Статья 74 ТК РФ устанавливает особый порядок изменения определенных сторонами условий договора. Он применяется, когда прежние условия невозможно сохранить вследствие организационных или технологических изменений условий труда.
К таким обстоятельствам относятся изменения техники и технологии производства, структурная реорганизация производства и другие связанные с ними причины. При этом трудовая функция сотрудника должна остаться прежней.
О новых условиях и причинах их введения работодатель сообщает письменно. По общему правилу уведомление направляют минимум за два месяца, если для конкретной ситуации законодательством не предусмотрен другой срок.
Если работник принимает новые условия, изменения оформляют документально. При отказе дальнейший порядок определяется статьей 74 ТК РФ.
Использовать эту процедуру только для сокращения расходов нельзя. Если условия работы остаются прежними, а задача работодателя сводится к уменьшению фонда оплаты труда, одного желания платить меньше недостаточно. Для односторонней корректировки нужны предусмотренные законом основания.
КАК ДОКУМЕНТИРУЮТ ПОВЫШЕНИЕ ОКЛАДА
При увеличении суммы, указанной в трудовом договоре, составляют дополнительное соглашение. В нем отражают новую сумму и дату ее применения. Изменяемый пункт договора также можно изложить в новой редакции.
После заключения соглашения работодатель вправе выпустить приказ. Обязательного единого бланка для такого документа нет, поэтому его составляют по правилам принятого в организации кадрового документооборота.
Если оплата одновременно меняется для нескольких сотрудников, дополнительно проверяют локальные нормативные акты: положение об оплате труда, положение о премировании и другие документы, регулирующие выплаты.
При корректировке локального акта его принимают в порядке, установленном ТК РФ. В предусмотренных Кодексом случаях учитывается мнение представительного органа работников.
ПОЧЕМУ МЕНЬШАЯ ВЫПЛАТА НЕ ВСЕГДА ОЗНАЧАЕТ СНИЖЕНИЕ ОКЛАДА
Оклад может остаться прежним, хотя за конкретный месяц сотрудник получит меньше обычного. Причину определяют по составу начисления.
Например, при простое применяются положения статьи 157 ТК РФ. По вине работодателя этот период оплачивается в размере не менее двух третей средней заработной платы. Если причины не зависят от сторон, выплата составляет не менее двух третей тарифной ставки или оклада, рассчитанных пропорционально времени простоя.
При невыполнении норм труда действует статья 155 ТК РФ. Размер оплаты зависит от обстоятельств и наличия вины работника либо работодателя.
Поэтому уменьшение суммы в расчетном листке за отдельный период не означает автоматического пересмотра оклада.
Свои правила установлены для премий. С 1 сентября 2025 года статья 135 ТК РФ определяет требования к системе премирования. Локальный акт должен содержать виды и размеры премий, сроки, основания и условия выплаты.
Если снижение премии из-за дисциплинарного основания предусмотрено таким актом, оно относится к выплате за период применения взыскания. Месячная зарплата при этом не должна уменьшаться более чем на 20%.
ПОШАГОВЫЙ ПОРЯДОК ИЗМЕНЕНИЯ ВЫПЛАТЫ ПО ДОГОВОРЕННОСТИ
Перед подготовкой документов определяют основание изменения и документ, в котором закреплены действующие условия оплаты.
- Сопоставить трудовой договор с ранее заключенными дополнительными соглашениями.
- Проверить локальные документы по оплате и премированию.
- Установить дату применения новой суммы.
- Подготовить дополнительное соглашение с измененными условиями.
- Получить подписи работодателя и сотрудника.
- Оформить приказ, если он предусмотрен внутренним порядком.
- Обновить данные в кадровой и расчетной системах.
- Проверить первое начисление после изменения.
Если корректируется условие трудового договора, распоряжение работодателя не заменяет соглашение сторон. Изменение согласованных условий оформляется письменно.
КАК РАЗОБРАТЬСЯ С НАДБАВКАМИ И ПРЕМИЯМИ
Для постоянной надбавки, закрепленной в трудовом договоре, действует тот же порядок, что и для оклада: изменение требует соглашения по статье 72 ТК РФ.
Премия может рассчитываться по показателям и правилам, установленным системой премирования. Поэтому перед ее начислением проверяют выполнение условий за соответствующий расчетный период.
Если оклад не менялся, изменение премии само по себе не является его уменьшением. Эти выплаты нужно разграничивать при оформлении кадровых документов.
С 2025 года статья 135 ТК РФ содержит специальные требования к условиям премирования. Если премия уменьшается из-за дисциплинарного взыскания, такая возможность должна быть закреплена в системе премирования. Ограничение в 20% относится к уменьшению месячной заработной платы.
ФИНАЛЬНАЯ ПРОВЕРКА ДОКУМЕНТОВ И НАЧИСЛЕНИЙ
После оформления изменений проверяют:
- дату начала действия нового оклада;
- сумму в дополнительном соглашении;
- связанные с окладом доплаты и надбавки;
- порядок расчета премии;
- сведения в кадровой и расчетной системах;
- соблюдение законодательных гарантий по оплате труда.
В 2026 году федеральный МРОТ составляет 27 093 рубля в месяц. При уменьшении выплаты также проверяют региональные и отраслевые гарантии, применимые к сотруднику.
При несогласованном ведении кадровых документов и расчетов могут возникнуть расхождения между трудовым договором, приказом и фактическим начислением. По вопросам оформления и сопровождения кадровых процедур можно обратиться в Центр сопровождения бизнеса «Феникс». Специалисты помогут определить необходимые документы, проверить порядок изменения оплаты труда и привести кадровое оформление в соответствие с действующими требованиями.
