Прием сотрудника требует согласовать несколько вещей: содержание будущей работы, документы кандидата, условия договора и обязательные процедуры. Если начать оформление с готового шаблона и не проверить специфику должности, в документах легко оставить неподходящие условия.
Ниже — порядок, который помогает выстроить прием последовательно: от определения работы до завершения кадровых действий.
СНАЧАЛА ОПРЕДЕЛИТЕ, ЧТО ИМЕННО БУДЕТ ДЕЛАТЬ СОТРУДНИК
Кадровое оформление стоит начинать с самой работы. Работодатель определяет должность, трудовую функцию, место выполнения работы, режим и условия оплаты. Уже после этого подготавливаются документы.
Статья 57 ТК РФ устанавливает перечень сведений и обязательных условий трудового договора. В документе указываются, в частности, место работы, трудовая функция и дата начала работы. Для срочного договора дополнительно фиксируются срок его действия и обстоятельства, послужившие основанием для ограничения срока. Также в договор включаются условия оплаты труда, режим работы в предусмотренных случаях, условия труда на рабочем месте и другие обязательные условия.
Трудовую функцию нужно описывать с учетом реальных обязанностей. Если должность связана с предоставлением льгот, компенсаций или установленными ограничениями, ее наименование и квалификационные требования должны соответствовать требованиям законодательства, квалификационных справочников или профессиональных стандартов в предусмотренных законом случаях.
Поэтому перед заполнением договора кадровику стоит выяснить:
- какую работу фактически поручат человеку;
- требуется ли специальная квалификация;
- какой график ему устанавливается;
- где именно он будет работать;
- имеются ли особенности условий труда;
- нужен ли срочный договор и есть ли для него законное основание.
Такой подход помогает избежать ситуации, когда документы оформлены по шаблону, рассчитанному на совершенно другую должность.
ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ ЗАВИСИТ ОТ КОНКРЕТНОГО ПРИЕМА
Базовый набор документов определен статьей 65 ТК РФ. Обычно при заключении трудового договора предъявляются документ, удостоверяющий личность, трудовая книжка и (или) сведения о трудовой деятельности, документ о регистрации в системе индивидуального учета и документы воинского учета для соответствующих категорий. Если работа требует специальной подготовки, предъявляется документ об образовании или квалификации. Для отдельных видов деятельности закон предусматривает дополнительные документы.
Работодатель не может по собственному усмотрению превращать внутреннюю анкету в обязательный пакет для трудоустройства. Статья 65 ТК РФ запрещает требовать документы, которые не предусмотрены ТК РФ, федеральными законами, указами Президента или постановлениями Правительства РФ.
Есть и специальные случаи. Для иностранных работников действуют дополнительные требования, установленные главой 50.1 ТК РФ. Например, статья 327.3 предусматривает предъявление ряда документов иностранными гражданами и лицами без гражданства с учетом их статуса.
Для кадровика это означает одно: сначала определяется категория работника и характер будущей деятельности, а затем формируется перечень документов. Универсального набора для абсолютно всех случаев нет.
ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ ПРОВЕРКИ ПРОВЕДИТЕ ДО НАЧАЛА РАБОТЫ
Некоторым кандидатам недостаточно просто предъявить документы. Для отдельных работ закон устанавливает дополнительные условия допуска.
Одно из них — предварительный медицинский осмотр. Статья 69 ТК РФ предусматривает его для установленных законом категорий работников. Конкретные требования зависят от характера работы и иных обстоятельств, определенных законодательством.
Для работников младше 18 лет предварительный медосмотр при приеме является обязательным. Для остальных сотрудников необходимость обследования устанавливается с учетом требований к конкретной работе.
Кадровику важно не определять необходимость медосмотра только по названию должности. Нужно сопоставить будущую работу с установленными перечнями факторов и работ, для которых предусмотрены обязательные обследования.
Порядок проведения таких осмотров установлен приказом Минздрава России от 28.01.2021 № 29н. Перечень вредных и опасных факторов и соответствующих работ утвержден приказом Минтруда России и Минздрава России от 31.12.2020 № 988н/1420н.
Если законодательство требует предварительного обследования, кадровую процедуру выстраивают с учетом этого условия до допуска человека к соответствующей работе.
УСЛОВИЯ ДОГОВОРА ДОЛЖНЫ СОВПАДАТЬ С БУДУЩЕЙ РАБОТОЙ
Трудовой договор оформляется письменно. По общему правилу составляются два экземпляра, каждый подписывается сторонами, один экземпляр передается работнику.
При заполнении документа проверяют не только наличие обязательных пунктов, но и их содержание. Например, нельзя оставлять в шаблоне прежний оклад, старое название должности или режим, который фактически не применяется к новому сотруднику.
В договоре отражают согласованные условия оплаты: оклад или тарифную ставку, предусмотренные доплаты, надбавки и поощрительные выплаты. Если режим конкретного работника отличается от общих правил работодателя, это также учитывается в договоре.
Отдельно проверяется место работы. Если сотрудник принимается в филиал, представительство или другое обособленное подразделение в иной местности, статья 57 ТК РФ предусматривает специальные требования к указанию места работы.
Если при заключении договора какое-либо обязательное сведение или условие не внесли, это не означает автоматически, что договор считается незаключенным. Недостающие сведения дополняются, а условия оформляются непосредственно в договоре либо отдельным письменным соглашением.
СРОЧНОСТЬ ДОГОВОРА И ИСПЫТАНИЕ — РАЗНЫЕ ВОПРОСЫ
Два условия часто смешивают при кадровом оформлении. Срочный договор ограничивает продолжительность трудовых отношений. Испытание связано с проверкой соответствия работника поручаемой работе.
Срок договора можно ограничить только в случаях, предусмотренных ТК РФ или иным федеральным законом. Основание для срочности должно быть указано в договоре. Само желание работодателя посмотреть, подойдет ли новый сотрудник, не заменяет законного основания для срочного оформления.
Испытательный срок регулируется отдельно статьей 70 ТК РФ. Условие об испытании согласовывается при приеме и закрепляется в трудовом договоре. Если такого условия нет, работник считается принятым без испытания.
Продолжительность испытания тоже ограничена законом. Для большинства работников она не может превышать трех месяцев. Для руководителей организаций, их заместителей, главных бухгалтеров и некоторых других работников предусмотрен максимальный срок до шести месяцев. При срочном договоре продолжительностью от двух до шести месяцев испытание не может быть больше двух недель.
Кроме того, статья 70 ТК РФ устанавливает категории работников, которым испытание не назначается. Поэтому соответствующий пункт нельзя автоматически добавлять в каждый договор.
ОЗНАКОМЛЕНИЕ С ЛОКАЛЬНЫМИ АКТАМИ ПРОВОДИТСЯ ДО ДОГОВОРА
Еще до подписания трудового договора работодатель должен ознакомить сотрудника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, локальными нормативными актами, которые непосредственно связаны с его трудовой деятельностью, и коллективным договором, если он заключен. Такое правило установлено статьей 68 ТК РФ.
Перечень документов определяется не по принципу «выдать сотруднику все, что есть в организации». Смотрят на его будущие обязанности и применимые к работе правила.
Например, если локальный акт регулирует вопросы, непосредственно связанные с деятельностью конкретного работника, его нужно включить в процедуру ознакомления. Если документ не относится к его трудовой функции, само по себе наличие такого акта в компании не означает необходимости знакомить с ним каждого сотрудника.
Последовательность здесь принципиальна: ознакомление, предусмотренное статьей 68 ТК РФ, проводится до подписания трудового договора.
ПРИКАЗ О ПРИЕМЕ ТЕПЕРЬ НЕ ЯВЛЯЕТСЯ ОБЯЗАТЕЛЬНЫМ
В действующей редакции статьи 68 ТК РФ прием оформляется трудовым договором. Работодатель вправе дополнительно издать приказ или распоряжение, но обязательность такого приказа отменена с 22 ноября 2021 года. Если организация его оформляет, содержание документа должно соответствовать заключенному договору.
Это важно учитывать при использовании старых кадровых инструкций. Форма Т-1 продолжает существовать как форма кадрового документа, но сама обязанность издавать приказ при каждом приеме отменена.
При этом письменный трудовой договор остается центральным документом оформления трудовых отношений. Если человек фактически приступил к работе с ведома или по поручению работодателя либо его уполномоченного представителя, трудовой договор вступает в силу и при отсутствии предварительно подписанного письменного документа.
Статья 67 ТК РФ устанавливает: при фактическом допуске к работе письменный договор должен быть оформлен не позднее трех рабочих дней со дня такого допуска.
Откладывать оформление до момента, когда сотрудник уже выполняет обязанности, нецелесообразно. Условия работы лучше закрепить до фактического выхода.
ФИНАЛЬНАЯ ПРОВЕРКА ПЕРЕД ВЫХОДОМ СОТРУДНИКА
Перед началом работы кадровая служба сверяет документы между собой. Проверка особенно нужна, если использовался старый шаблон или прием проводился в сжатые сроки.
Минимальный контроль включает:
- соответствие должности и трудовой функции;
- правильность даты начала работы;
- место работы;
- условия оплаты;
- установленный режим;
- наличие основания для срочного договора;
- правомерность испытания;
- выполнение обязательных процедур;
- ознакомление с нужными локальными актами;
- передачу сотруднику его экземпляра договора.
После приема продолжается кадровое сопровождение: сведения о трудовой деятельности, воинский учет для соответствующих работников, работа с персональными данными и другие обязательные процедуры.
При обработке кадровой информации необходимо соблюдать Федеральный закон № 152-ФЗ «О персональных данных» и положения главы 14 ТК РФ. Работодатель получает и использует персональные данные сотрудника в связи с трудовыми отношениями, поэтому порядок доступа к такой информации также должен быть организован надлежащим образом.
КОГДА КАДРОВЫЕ ЗАДАЧИ ПЕРЕДАЮТ СПЕЦИАЛИСТАМ
Для небольшой компании кадровое оформление может быть лишь одной из функций руководителя или другого сотрудника. При увеличении штата появляются регулярные приемы, переводы, отпуска, изменения условий труда и увольнения. Если документы ведутся без единого порядка, несоответствия постепенно накапливаются.
Внешнее кадровое сопровождение может использоваться для текущего ведения документов или отдельного аудита. В первом случае специалист занимается кадровыми операциями по мере их возникновения. Во втором — проверяет существующую документацию, выявляет проблемные места и помогает выстроить дальнейшую работу.
Перед передачей кадровой функции отдельно определяют порядок обращения с персональными данными и доступ к информации о сотрудниках.
Если необходимо оформить нового работника, проверить кадровую документацию или организовать постоянное сопровождение, можно обратиться в Центр сопровождения бизнеса «Феникс». Специалисты центра помогают компаниям организовать кадровый документооборот и сопровождать трудовые отношения с учетом действующих требований.
