Кадровые документы все чаще оформляются через электронные системы. КЭДО позволяет заменить часть бумажного документооборота цифровым обменом, где документы создаются, подписываются и хранятся в электронном виде. Такой формат закреплен в ТК РФ и упрощает взаимодействие между компанией и сотрудниками.
ПРИНЦИП РАБОТЫ КАДРОВОГО ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
КЭДО представляет собой систему, через которую компания оформляет и обрабатывает кадровые документы в цифровом виде. В нее загружают нужный документ, например трудовой договор или приказ о поощрении, после чего сотруднику приходит уведомление о необходимости ознакомления и подписания.
Работник подтверждает документ электронной подписью, а подписанный файл поступает обратно в кадровую службу. Электронный документооборот не связан с отправкой сканов, фотографий или файлов через электронную почту. Все операции выполняются внутри специализированной системы.
При этом часть кадровых документов по требованиям законодательства должна оформляться с личной подписью сотрудника на бумажном носителе.
ПЕРЕХОД К ЦИФРОВОМУ ФОРМАТУ КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ
Кадровый электронный документооборот позволяет перевести значительную часть работы с персональными и трудовыми документами в электронную среду. Сотрудники кадровых служб получают возможность быстрее подготавливать документы, организовывать их подписание, контролировать движение и обеспечивать удобное хранение без большого количества бумажных экземпляров.
Использование КЭДО разрешено для большинства документов, которые сопровождают трудовые отношения между работодателем и сотрудником. После заверения электронной подписью такие документы имеют юридическую силу и могут использоваться в качестве официальных кадровых материалов.
При этом законодательством предусмотрены отдельные виды документов, для которых сохраняется обязательная бумажная форма:
- документ о прекращении трудовых отношений с работником;
- акт, оформляемый по итогам расследования несчастного случая на производстве;
- журнал учета проведения инструктажей по охране труда.
Особый порядок установлен для трудовых книжек и информации о трудовой деятельности работников. Все остальные кадровые документы из перечня, разрешенного к электронному оформлению, могут создаваться, передаваться и храниться в цифровом виде.
ДОКУМЕНТЫ, КОТОРЫЕ ОПРЕДЕЛЯЮТ ПРАВИЛА КЭДО
Работа с кадровым электронным документооборотом осуществляется с учетом требований российских нормативных актов:
- Статьи 22.1–22.3 Трудового кодекса РФ устанавливают основные положения использования электронного формата при оформлении кадровых документов.
- Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» содержит правила применения электронной подписи и описывает ее основные виды.
- Постановление Правительства РФ от 01.07.2022 № 1192 регулирует порядок обмена данными между системами КЭДО и информационными ресурсами Госуслуг.
- Приказ Минтруда России от 20.09.2022 № 578н определяет требования к структуре и форматам документов, которые оформляются в электронном виде без обязательного создания бумажной версии.
КТО МОЖЕТ ИСПОЛЬЗОВАТЬ КАДРОВЫЙ ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ
Переход организаций на кадровый электронный документооборот начался в рамках специального эксперимента, который проходил с мая 2020 года по ноябрь 2021 года. Компании, участвовавшие в нем, смогли проверить работу с кадровыми документами в цифровом формате без обязательного создания бумажных копий и использовать электронную подпись для их подтверждения.
По итогам эксперимента Минтруд РФ оценил результаты положительно. С конца 2021 года российские работодатели получили возможность самостоятельно внедрять КЭДО и организовывать кадровое делопроизводство в электронном виде. Такая возможность появилась после принятия Федерального закона от 22.11.2021 № 377-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации».
На данный момент переход на электронный кадровый документооборот остается выбором каждой организации. Работодатель самостоятельно определяет, нужен ли ему такой формат работы и когда начинать его внедрение.
Развитие цифрового документооборота продолжается, поэтому количество процессов, которые переводятся в электронную среду, постепенно увеличивается. Компании уже могут заранее подготовить внутренние процессы, выбрать подходящую систему КЭДО и настроить работу с кадровыми документами в новом формате.
КОГДА РАБОТНИК ПОДТВЕРЖДАЕТ ПЕРЕХОД НА ЭЛЕКТРОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ
Порядок оформления согласия на использование КЭДО определяется тем, когда сотрудник начал трудовую деятельность.
Работникам, которые уже имели стаж до 31 декабря 2021 года, необходимо заранее оформить согласие на ведение кадровых документов через электронную систему. Такое согласие предоставляется в письменной форме на основании ч. 6 ст. 22.2 ТК РФ.
Сотрудникам, приступившим к работе после начала 2022 года, получать отдельное согласие не требуется. Работодатель может применять КЭДО после уведомления работника в соответствии с ч. 7 ст. 22.2 ТК РФ.
Документ о согласии можно оформить двумя способами: на бумаге с собственноручной подписью сотрудника или в электронном виде с использованием УКЭП обеих сторон.
СОСТАВ ДОКУМЕНТОВ В КАДРОВОЙ ЭЛЕКТРОННОЙ СИСТЕМЕ
КЭДО используется для оформления и обработки разных видов кадровых документов. В электронный формат могут переводиться:
- Трудовые документы — договоры с сотрудниками, ученические договоры, дополнительные соглашения, документы о материальной ответственности.
- Распорядительные документы — приказы о приеме на работу, переводе, изменении условий труда, командировках, поощрениях, взысканиях, аттестации и других кадровых процедурах.
- Заявления работников — обращения по вопросам отпуска, отгула, переработки, изменения личных данных и реквизитов.
- Информационные документы — уведомления о выплатах, отпускном графике, премировании и корректировках условий труда.
- Внутренние документы организации — правила внутреннего трудового распорядка, положения и различные регламенты.
- Документы учета и подтверждения — графики отпусков, табели, справки, расчетные листки.
- Документы по работе с персональными данными — согласия сотрудников на обработку информации.
- Внутренняя кадровая переписка — служебные записки и уведомления между подразделениями.
Также через систему могут оформляться другие документы, связанные с трудовыми отношениями.
КАКИЕ ПОДПИСИ ПРИМЕНЯЮТСЯ ПРИ РАБОТЕ С КЭДО
Для подтверждения электронных кадровых документов в системе КЭДО используются различные виды подписей. Они отличаются назначением и применяются разными участниками документооборота:
- УНЭП — подпись для сотрудников организации. Она используется работником при согласовании и подтверждении кадровых документов. В решении КЭДО от 1С ее можно получить бесплатно через сервис 1С:Кабинет сотрудника. Кроме того, сотрудник вправе применять УНЭП из сервиса Госключ.
- УКЭП — подпись, необходимая работодателю для заверения документов от имени компании. Организация может получить ее через ФНС или у аккредитованных представителей, указанных в перечне ФНС. Если право подписи передано кадровому специалисту, ему потребуется личная УКЭП и машиночитаемая доверенность.
- ПЭП — простой вариант электронной подписи с ограниченными возможностями применения. Для части кадровых документов такой способ подтверждения не подходит, поэтому в КЭДО от 1С он не используется.
УНЭП и УКЭП позволяют придавать электронным документам юридическую силу при выполнении установленных требований.
ЭТАПЫ ПЕРЕХОДА ОРГАНИЗАЦИИ НА КЭДО
Переход на кадровый электронный документооборот включает несколько последовательных действий:
Шаг 1. Оформить решение о внедрении КЭДО
Работодатель принимает решение о переходе на электронный формат кадровых документов и утверждает соответствующий приказ или положение о введении системы согласно ч. 2 ст. 22.2 ТК РФ.
Шаг 2. Проинформировать сотрудников
Работников необходимо уведомить о запуске КЭДО минимум за 3 рабочих дня до начала его использования.
Шаг 3. Получить согласие работников
В случаях, предусмотренных законодательством, сотрудники должны подтвердить согласие на ведение кадровых документов в электронном виде.
Шаг 4. Подготовить систему к работе
В 1С:Кабинет сотрудника настраиваются учетные записи пользователей, права доступа, маршруты обработки и перечень документов для работы в КЭДО.
Шаг 5. Запустить тестовое использование
Перед полноценным внедрением систему проверяют на ограниченной группе сотрудников, например внутри одного подразделения.
Шаг 6. Обучить участников процесса
Работникам выбранного подразделения объясняют порядок работы с сервисом и правила оформления электронных документов.
Шаг 7. Распространить КЭДО на всю организацию
После завершения тестового этапа и проверки работы системы электронный документооборот подключают для остальных сотрудников компании.
Обратитесь в Центр сопровождения бизнеса «Феникс» — специалисты помогут внедрить КЭДО, настроить процессы и избежать ошибок при переходе на электронный кадровый документооборот.
