Внутренние кадровые документы компании создаются с учетом требований законодательства. При этом Трудовой кодекс РФ не устанавливает единого списка таких документов и не содержит полного описания правил их оформления. Разберем, что представляет собой локальный нормативный акт и чем он отличается от других кадровых документов.
ЧТО НУЖНО ЗНАТЬ О ЛОКАЛЬНЫХ АКТАХ КОМПАНИИ
Локальные нормативные акты помогают работодателю закрепить внутренние правила работы. Их разработка связана с требованиями трудового законодательства, а основные положения о таких документах содержатся в ст. 8 ТК РФ. Организация самостоятельно принимает ЛНА в пределах своих полномочий и с учетом действующих норм.
Такие документы рассчитаны на регулярное применение. Они действуют для всего коллектива или отдельных категорий сотрудников. При этом разовый приказ о предоставлении отпуска, конкретный трудовой договор или индивидуальный график смен не относятся к локальным нормативным актам.
ЛНА дополняют нормы законодательства и учитывают особенности работы конкретной компании. В них можно закрепить порядок выполнения обязанностей, внутренние правила и другие рабочие процессы, которые должны действовать для сотрудников.
Содержание локальных актов не может ухудшать условия труда по сравнению с требованиями закона. Например, работодатель может установить дополнительный отпуск большей продолжительности для отдельных работников, но не вправе уменьшить гарантированный законом срок отдыха.
Сотрудников необходимо знакомить с принятыми ЛНА под подпись. Если компания использует электронный документооборот, подтверждение ознакомления проводится через используемую систему. Нарушение требований таких документов может стать основанием для дисциплинарного взыскания работника, а для работодателя — причиной административной ответственности.
Принимать локальные нормативные акты обязаны юридические лица и индивидуальные предприниматели, кроме микропредприятий. Для микропредприятий предусмотрена возможность отказаться от утверждения всех или части ЛНА согласно гл. 48.1 ТК РФ.
СЛОЖНОСТИ ПРИ ОПРЕДЕЛЕНИИ СОСТАВА ЛНА
У локальных нормативных актов нет единого утвержденного списка. Трудовой кодекс РФ также не содержит полного перечня документов, которые каждая организация обязана иметь. Именно поэтому при подготовке кадровой документации часто возникают вопросы о том, какие ЛНА нужны конкретному работодателю.
К числу обязательных для большинства компаний относят документы, требования о которых прямо закреплены в ТК РФ. К ним относятся правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК РФ), положение об обработке персональных данных сотрудников (ст. 86 ТК РФ), а также документы по охране труда, предусмотренные разделом X ТК РФ.
При этом один и тот же вопрос работодатель может решить разными способами. Например, сведения об основных трудовых обязанностях сотрудника можно указать непосредственно в трудовом договоре или оформить отдельную должностную инструкцию и ознакомить с ней работника при приеме.
Количество и состав локальных документов зависят также от особенностей работы компании. Дополнительные требования могут появляться, если сотрудники проходят обязательные медосмотры, работают с информацией, относящейся к коммерческой тайне, или выполняют другие специальные задачи. Поэтому определить точный набор необходимых ЛНА можно только с учетом условий деятельности конкретного работодателя.
КАКИЕ ДОКУМЕНТЫ ОТНОСЯТСЯ К ЛНА РАБОТОДАТЕЛЯ
Работодатель формирует набор локальных документов с учетом особенностей своей деятельности. Часть из них необходима большинству организаций, другие принимаются только при наличии определенных условий работы.
К основным локальным нормативным актам относятся:
- Правила внутреннего трудового распорядка — документ, который регулирует основные правила поведения сотрудников и организационные вопросы работы (ст. 189 ТК РФ).
- Положение о защите коммерческой тайны — используется для установления порядка работы с информацией, имеющей коммерческую ценность (Федеральный закон от 29.07.2004 № 98-ФЗ).
- Должностные инструкции — применяются, если обязанности сотрудника не отражены в трудовом договоре. Возможность их использования указана в Письме Роструда РФ от 09.08.2007 № 3042-6-0.
- Документы об оплате труда и стимулирующих выплатах — включают правила начисления заработной платы, премий и других выплат сотрудникам (раздел VI ТК РФ).
- Положение о работе с персональными данными сотрудников — устанавливает порядок обработки и использования сведений о работниках (ст. 86 ТК РФ).
- Документы по охране труда — регулируют требования к безопасности рабочих процессов (раздел X ТК РФ).
- Инструкции по охране труда, пожарной безопасности и электробезопасности — содержат обязательные правила для сотрудников при выполнении рабочих обязанностей (раздел X ТК РФ).
- Штатное расписание — отражает структуру организации, перечень должностей и количество штатных единиц (Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1).
- График отпусков — определяет очередность предоставления ежегодного отдыха сотрудникам (ст. 123 ТК РФ, Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1).
При подготовке должностных инструкций ранее часто использовали ЕТКС. Сейчас для ряда профессий применяются профессиональные стандарты, причем для некоторых направлений они обязательны. В остальных случаях такие стандарты могут использоваться работодателем при разработке требований к должностям.
Работодатель может утверждать и другие локальные документы, если они нужны для организации работы. Например, это могут быть положения о командировках, отпусках, аттестации персонала и другие внутренние правила.
Отдельные вопросы возникают при определении статуса штатного расписания. Работодатель не обязан знакомить с ним работников, однако Роструд в Письме от 15.05.2014 № ПГ/4653-6-1 относит этот документ к локальным нормативным актам.
Аналогичная ситуация связана с графиком отпусков. Несмотря на разные подходы к его классификации, документ остается обязательным для работодателя, поскольку его составление предусмотрено трудовым законодательством.
Коллективный договор и отраслевые соглашения иногда включают в перечень ЛНА, но Трудовой кодекс РФ выделяет их отдельно. Согласно гл. 7 ТК РФ, они относятся к правовым актам, регулирующим социально-трудовые отношения.
КАК ПРИНИМАЮТСЯ ЛОКАЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ
Порядок подготовки ЛНА работодатель определяет самостоятельно. К разработке привлекают специалистов, которые разбираются в конкретном вопросе: например, сотрудники финансового отдела участвуют в подготовке документов по оплате труда, а кадровая служба — в разработке правил внутреннего распорядка.
Готовый проект перед утверждением направляют в нужные подразделения для проверки. Все предложения и замечания оформляются письменно.
Если в компании действует профсоюз или другой представительный орган работников, документ согласуют с ним по правилам ст. 372 ТК РФ. На рассмотрение проекта отводится пять дней. При отсутствии таких органов работодатель утверждает ЛНА самостоятельно.
ОФОРМЛЕНИЕ ЛОКАЛЬНОГО НОРМАТИВНОГО АКТА
Единого шаблона для ЛНА трудовое законодательство не устанавливает. Вид оформления зависит от содержания документа. При подготовке можно учитывать требования Приказа Росархива от 11.04.2018 № 44.
В документе обычно указывают:
- полное название организации;
- название ЛНА (например, положение или правила);
- номер, дату и место утверждения;
- сведения о согласовании, если оно требуется;
- отметку о наличии приложений;
- подпись руководителя об утверждении;
- дату начала действия документа, если она отличается от даты подписания.
КАК РАБОТНИКОВ ЗНАКОМЯТ С ЛОКАЛЬНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ
Работодатель обязан ознакомить сотрудников с ЛНА, которые относятся к их работе, под подпись или через систему электронного документооборота (ст. 22 ТК РФ). Чаще всего это происходит при приеме на работу в соответствии со ст. 68 ТК РФ.
В дальнейшем знакомить сотрудников с новыми документами требуется, если принят новый акт, который касается их обязанностей, либо изменились условия труда и потребовалось закрепить новые правила.
Единого способа подтверждения ознакомления с ЛНА нет. Работодатель может использовать удобный вариант:
- вести отдельный журнал ознакомления;
- добавлять к каждому документу лист с подписями работников;
- включать перечень действующих ЛНА в приложение к трудовому договору.
При этом одной подписи в листе ознакомления может быть недостаточно при споре. Работодателю важно подтвердить, с каким именно документом был ознакомлен сотрудник.
Судебная практика также указывает, что передача копий всех ЛНА работникам не всегда требуется. Например, в Определении 7-го КСОЮ от 19.12.2023 № 88-21321/2023 отмечено, что такие документы, как правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда и материалы об изменениях штатного расписания, не обязательно выдавать сотрудникам в виде копий. Достаточно подтвердить ознакомление с ними под подпись.
Подготовка локальных нормативных актов требует внимательного подхода к содержанию документов и соблюдению процедуры их оформления. Грамотно разработанные ЛНА помогают работодателю выстроить понятные правила работы и снизить риски споров с сотрудниками.
Если нужна помощь в подготовке, проверке или оформлении кадровой документации, специалисты Центра сопровождения бизнеса «Феникс» помогут привести документы в порядок и учесть требования трудового законодательства.
