Когда в штате не хватает работников, а часть сотрудников временно отсутствует из-за отпуска, болезни или командировки, возникает необходимость распределить их задачи между коллегами. Для этого используют два варианта: замещение и совмещение.
Оба способа позволяют временно поручить выполнение чужих обязанностей, но применяются они в разных ситуациях и требуют разного оформления. При выборе важно учитывать, остается ли у работника прежняя работа и меняется ли его должность на период выполнения дополнительных функций.
ЧТО ТАКОЕ ЗАМЕЩЕНИЕ СОТРУДНИКА
В трудовом законодательстве отдельного определения замещения нет. Под этим понятием обычно понимают временную передачу обязанностей отсутствующего работника другому сотруднику.
Такая ситуация возникает, когда основной специалист не может выполнять свои задачи из-за отпуска, болезни, декретного отпуска или другой причины. Его функции на определенный период переходят к другому работнику.
Поскольку термин «замещение» напрямую не закреплен в нормах трудового права, для оформления таких отношений используют предусмотренные Трудовым кодексом механизмы. К ним относятся совмещение должностей, увеличение объема работы, временный перевод или работа по совместительству.
При этом совместительство и совмещение имеют разную природу. Совместительство предполагает отдельную работу в свободное от основной занятости время и бывает внутренним — у того же работодателя, и внешним — в другой организации. Совмещение связано с выполнением дополнительных обязанностей в пределах рабочего времени сотрудника.
КОГДА НУЖНО ОФОРМЛЯТЬ ЗАМЕЩЕНИЕ
Замещение используют в ситуациях, когда организации необходимо сохранить рабочий процесс при отсутствии сотрудника или при наличии свободной штатной позиции. Выбор подходящего варианта зависит от конкретных условий: причины отсутствия работника, характера его обязанностей и потребностей компании.
Такая необходимость возникает, например, когда сотрудник временно не выполняет свои функции из-за:
- болезни;
- отпуска;
- командировки;
- отпуска по беременности и родам или ухода за ребенком.
Передача обязанностей может потребоваться и при наличии вакансии, если выполнение работы нельзя отложить.
Один из распространенных способов — временный перевод другого сотрудника на период отсутствия основного работника. Особенно часто такой вариант применяют при длительных отпусках, связанных с рождением ребенка и уходом за ним.
В крупных организациях может использоваться последовательная схема временных переводов: один сотрудник занимает освободившуюся должность, его место временно передается другому работнику, а на начальную позицию принимают нового специалиста по срочному трудовому договору. При таком подходе важно внимательно контролировать все изменения, чтобы правильно оформить каждое кадровое решение.
СРОКИ ВРЕМЕННОГО ВЫПОЛНЕНИЯ ЧУЖИХ ОБЯЗАННОСТЕЙ
Продолжительность замещения зависит от причины отсутствия основного сотрудника. Оно может оформляться как на короткий период, так и на длительное время.
Трудовое законодательство не устанавливает минимальный или максимальный срок замещения. Поэтому период определяется с учетом конкретной ситуации — например, времени болезни, отпуска или другого обстоятельства.
ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ ВРЕМЕННОГО ЗАМЕЩЕНИЯ
Передача обязанностей другому сотруднику требует правильного кадрового оформления. Порядок действий зависит от того, кто будет выполнять работу отсутствующего специалиста.
Если обязанности передаются работнику организации, необходимо:
- получить его письменное согласие;
- оформить дополнительное соглашение к трудовому договору.
Когда на период отсутствия принимают нового сотрудника, оформляется обычный комплект документов при приеме на работу. В трудовом договоре указывают срочный характер работы — до выхода основного работника. В качестве условия можно использовать формулировку о приеме на период отсутствия конкретного сотрудника, чтобы не менять документы при изменении даты его возвращения.
Для государственной гражданской службы действуют отдельные правила. Замещение временно отсутствующего служащего оформляется срочным трудовым договором на соответствующий период. При этом согласие на выполнение таких обязанностей может не требоваться, если они заранее предусмотрены должностным регламентом сотрудника.
ОПЛАТА ЗА ВРЕМЕННОЕ ИСПОЛНЕНИЕ ОБЯЗАННОСТЕЙ
Размер выплаты за замещение определяется по договоренности между сотрудником и работодателем. За выполнение дополнительных функций работнику устанавливается дополнительная оплата, однако конкретная сумма не закреплена.
Вариант расчета зависит от выбранного способа оформления. При временном переводе применяются условия оплаты по должности, которую сотрудник занимает на этот период: учитывается оклад или тарифная ставка, указанные в штатном расписании. Если по должности предусмотрена постоянная премия, ее размер также берется с учетом новой позиции.
Сумма доплаты должна быть согласована с работником и отражена в документах. При получении согласия важно указать не только готовность выполнять дополнительные обязанности, но и согласованные условия оплаты.
В КАКИХ СЛУЧАЯХ СОВМЕЩЕНИЕ И ВРЕМЕННЫЙ ПЕРЕВОД НЕ ПРИМЕНЯЮТСЯ
Перед оформлением совмещения или временного перевода нужно проверить, подходит ли такой способ для конкретной ситуации.
Дополнительные обязанности нельзя поручить, если сотрудник не согласен их выполнять. Решение о возложении новой нагрузки принимается только с его участием.
Также совмещение не используют, когда объем задач невозможно выполнить в пределах обычного рабочего дня. Если сотруднику приходится продолжать работу после окончания смены, применяется порядок оплаты сверхурочной работы.
Не подойдет этот вариант и тогда, когда человеку поручают обязанности по той же профессии или должности. Например, дополнительное выполнение работы продавца в другом отделе оформляется через увеличение объема работы или расширение зоны обслуживания.
Передача обязанностей невозможна, если работа запрещена сотруднику по состоянию здоровья. Кроме того, должность, по которой передаются функции, должна быть предусмотрена штатным расписанием.
При совмещении обязательно устанавливается доплата. Ее размер связывают с объемом и сложностью порученной работы.
Для временного перевода действуют отдельные сроки: по соглашению сторон сотрудника можно перевести на другую должность максимум на один год, а при замене отсутствующего работника — до момента его возвращения.
КОГДА РАБОТНИК БЕРЕТ ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ЗАДАЧИ
Совмещение применяется, когда сотрудник выполняет дополнительные обязанности параллельно со своей основной должностью в течение установленного рабочего времени.
Такой вариант может быть связан с:
- увеличением количества выполняемой работы;
- расширением участка или зоны обслуживания.
При этом отдельное рабочее время для новых обязанностей не выделяется — они включаются в текущие задачи сотрудника.
РАЗНИЦА МЕЖДУ ЗАМЕЩЕНИЕМ И СОВМЕЩЕНИЕМ
Замещение и совмещение связаны с выполнением дополнительных обязанностей, но оформляются по разным правилам.
Для совмещения предусмотрены конкретные нормы Трудового кодекса — статьи 60.2 и 151. При замещении отдельного понятия в законодательстве нет, поэтому порядок зависит от выбранного способа передачи работы.
Если обязанности передаются через временный перевод, сотрудник выполняет задачи отсутствующего работника и получает оплату с учетом должности, которую он временно занимает. При привлечении внешнего совместителя применяются правила о совместительстве, установленные статьей 60.1 и главой 44 Трудового кодекса.
Нужно правильно оформить замещение или совмещение работников? Обратитесь в Центр сопровождения бизнеса «Феникс» — поможем подготовить необходимые документы и избежать ошибок в кадровом оформлении.
