В России растёт число компаний, которые выносят кадровые задачи за пределы штата. Подбор сотрудников, оформление кадровых документов и расчёт заработной платы берут на себя внешние исполнители. В результате часть или весь функционал кадровой службы переходит к подрядчику, а бизнес снижает нагрузку на внутренние ресурсы и сокращает затраты на содержание HR-отдела.
В статье разберем, кому подходит такой формат работы, в каких ситуациях он даёт результат, какие у него плюсы и ограничения, как складывается стоимость услуг и по каким признакам выбирать надёжного подрядчика.
ЧТО ПЕРЕДАЮТ НА КАДРОВЫЙ АУТСОРС
Кадровый аутсорсинг закрывает кадровый учёт и расчёт зарплаты полностью или по отдельным блокам. Внутренний HR либо сокращается, либо остаётся минимальным.
Оформление сотрудников
Приём, переводы и увольнения ведёт подрядчик. Оформляются трудовые договоры, допсоглашения, справки, документы о материальной ответственности, NDA и бумаги по персональным данным.
Подбор персонала
Поиск кандидатов, первичный отбор, организация собеседований.
Кадровые документы
Формируются и ведутся:
- трудовые договоры и изменения
- приказы по персоналу
- должностные инструкции
- графики отпусков и смен
Отчётность
Сдача ЕФС-1 и сопутствующих форм. Обязанность есть у всех компаний, включая организации без сотрудников с зарплатой. Для ИП — при наличии персонала, включая ГПХ.
Проверки
Подготовка документов к проверкам, исправление ошибок, проверка архивов, включая данные по уволенным сотрудникам.
Консультации
Разбор сложных кадровых ситуаций, оформление выплат, отчётность, спорные случаи.
Автоматизация
Настройка и сопровождение «1С: Зарплата и управление персоналом», интеграция с учётными системами.
Расчёт зарплаты
Начисление зарплаты, отпускных, больничных, премий, пособий, компенсаций СФР. Расчёт фонда оплаты труда.
Дополнительные задачи
Кадровый аудит. Проверка документов и исправление ошибок перед проверками.
Воинский учёт. Ведение учёта сотрудников и взаимодействие с военкоматами.
Персональные данные. Оформление, хранение и обработка данных сотрудников с настройкой внутреннего документооборота и защиты информации.
ПРИЧИНЫ ПЕРЕДАЧИ КАДРОВЫХ ЗАДАЧ В АУТСОРС
Кадровые процессы выносят за пределы компании, когда нужно снизить нагрузку на внутренний HR и сократить расходы на штат. Вместо расширения отдела подключают внешнюю команду, которая ведёт подбор, документы и расчёт выплат.
Формат выбирают, когда кадровые задачи становятся слишком объёмными или нестабильными для одного специалиста или небольшой службы. Внешний подряд закрывает этот блок без найма дополнительных сотрудников.
Чаще всего к аутсорсу приходят по таким причинам:
- рост компании и усложнение структуры персонала
- увеличение расходов на содержание кадровой службы
- необходимость сократить ошибки в документах и отчётности
- отсутствие смысла держать полноценный HR-отдел при небольшом объёме задач
Есть и рабочие ситуации, когда без внешней команды процессы начинают тормозить:
- в штате много сотрудников с частыми изменениями графиков и привлечением иностранных специалистов
В этом случае кадровая работа включает постоянные корректировки данных, расчёт выплат, сопровождение баз и взаимодействие с контролирующими органами. Содержать под это отдельный отдел выходит дороже, чем передать задачи подрядчику.
- руководитель кадровой службы временно отсутствует или увольняется
Процессы не останавливаются: внешняя команда подхватывает документы, ведёт расчёты и сохраняет порядок в учёте без найма замены внутри компании.
- ошибки в кадровом учёте приводят к штрафам и претензиям при проверках
Когда внутри нет опыта или специалист уходит в критический момент, подрядчик восстанавливает документы, выстраивает учёт и берёт на себя взаимодействие с контролирующими органами.
- высокая текучесть персонала и резкий рост нагрузки на HR
При расширении бизнеса поток кадровых операций увеличивается быстрее, чем штат успевает адаптироваться. Это приводит к сбоям в учёте и росту рисков. Внешняя команда стабилизирует процесс и снижает вероятность трудовых споров.
Аутсорсинг подстраивается под объём работы: команда может быть небольшой или расширенной. Компания в это время сосредотачивается на основных задачах бизнеса, не перегружая внутренние ресурсы кадровыми операциями.
КАК РЕГУЛИРУЕТСЯ РАБОТА С ПЕРСОНАЛЬНЫМИ ДАННЫМИ ПРИ АУТСОРСЕ
При передаче кадровых функций внешней компании она получает доступ к данным сотрудников. Работа с такой информацией допускается, если соблюдены требования законодательства. За взаимодействие с персоналом отвечает работодатель, а подрядчик — перед ним по условиям договора.
Чтобы данные не уходили в «свободное обращение», фиксируют базовые правила взаимодействия с подрядчиком.
В договор обычно включают:
- запрет на передачу данных третьим лицам;
- обязательство соблюдать режим конфиденциальности;
Без согласия сотрудников передача данных не проводится. Каждый сотрудник даёт отдельное разрешение на обработку информации.
В согласии фиксируются ключевые параметры:
- какие именно данные передаются;
- зачем они используются;
- как с ними работают;
- какие действия выполняет подрядчик;
- данные компании, которая их обрабатывает (реквизиты и адрес).
Каждая передача информации оформляется отдельно, без «общих» разрешений на весь период работы.
ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА КАДРОВЫЕ ОШИБКИ
Любые сбои в кадровом учёте быстро превращаются в штрафы для компании. Ошибки в трудовых договорах могут стоить до 200 тысяч рублей, а при нарушениях миграционных правил при найме иностранцев сумма санкций доходит до 500 тысяч.
Дополнительные претензии возникают при неправильных расчётах зарплаты, премий или сверхурочных выплат, а также при отсутствии обязательных документов вроде графика отпусков. Отдельный блок риска связан с персональными данными: нарушения здесь могут перейти в уголовную плоскость.
При передаче кадровых функций внешней компании эти процессы ведёт подрядчик — от расчётов до отчётности и взаимодействия с госорганами. Вся кадровая нагрузка уходит на его сторону.
Если в работе возникают ошибки, ответственность фиксируется на исполнителе. В случае штрафов, связанных с его действиями, подрядчик компенсирует потери клиенту по условиям договора.
ПЛЮСЫ И ОГРАНИЧЕНИЯ ПЕРЕДАЧИ КАДРОВЫХ ФУНКЦИЙ
Кадровый аутсорсинг снижает нагрузку на внутренний HR и убирает необходимость расширять штат при росте компании. Все кадровые операции выполняет внешняя команда: документы, расчёты, отчётность и сопровождение персонала.
Финансовая нагрузка уменьшается за счёт отказа от содержания полноценного отдела кадров. Компания не тратится на рабочие места, оборудование и постоянные административные расходы.
- сокращение затрат на штат HR;
- отсутствие расходов на офис и технику;
- выполнение кадровых задач внешней командой.
Часть ответственности за корректность расчётов и документов передаётся подрядчику. Он ведёт учёт, отчётность и кадровое оформление в рамках договора.
- архивирование и резервное хранение данных;
- использование регламентов и шаблонов;
- автоматизация кадровых процессов.
Работа не зависит от отпусков, больничных и текучки внутри компании. Процессы выполняются без остановок.
- нет необходимости искать замену сотрудникам;
- консультации по запросу;
- непрерывное ведение кадрового учёта.
Есть организационные особенности
Взаимодействие идёт через менеджера проекта, а не напрямую со всеми специалистами. Контроль обеспечивается регламентами и системой проверок.
- единая точка контакта;
- стандартизированные процессы;
- фиксированный перечень услуг и затрат.
ЧТО ЗАКРЕПЛЯЮТ В ДОГОВОРЕ С КАДРОВЫМ АУТСОРСЕРОМ
Договор фиксирует, какие именно кадровые функции уходят внешней команде и какой результат компания получает вместо внутреннего HR-блока. Там же задаются сроки выполнения задач, стоимость и порядок расчётов без разночтений.
Отдельно описывают саму работу: какие процессы входят в обслуживание, какие требования к качеству и кто отвечает за итоговый результат.
Дополнительно закрепляют режим работы с данными сотрудников, срок действия соглашения и правила его изменения или завершения. Ответственность сторон за ошибки и нарушения прописывается отдельно и заранее.
КАК ВЫБРАТЬ КАДРОВОГО АУТСОРСЕРА
- Проверьте, как компания выглядит на рынке. Оцените упоминания в рейтингах, открытые данные, публикации и информацию о руководстве. У крупных игроков эти сведения доступны и проверяются без сложностей.
- Уточните, на каком программном обеспечении ведётся работа. Предпочтение отдают решениям на базе 1С и совместимым системам — это упрощает обмен данными и снижает риск сбоев.
- Разберитесь с защитой данных. Подрядчик должен соблюдать стандарты информационной безопасности, обеспечивать хранение, передачу и резервное копирование документов без потерь доступа.
Если нужно выстроить кадровые процессы без лишней нагрузки на внутреннюю команду, можно подключить Центр сопровождения бизнеса «Феникс». Там берут на себя кадровый учёт, документооборот и расчёты, помогая компаниям держать порядок в HR-блоке и не терять время на операционные задачи.
