Кадровый учёт в ООО начинают выстраивать в двух случаях: компания только открылась или в документах уже нет единой системы — договоры оформлялись по-разному, приказы велись разрозненно, часть записей отсутствует.
Дальше всё сводится к фиксации действий с сотрудниками в документах: приём, увольнение, изменения условий работы. Каждый этап оформляется отдельным документом.
Основу составляют трудовые договоры, приказы, табель учёта рабочего времени, график отпусков и внутренние документы компании. Всё это ведётся в одном порядке, чтобы по каждому сотруднику сохранялась полная документальная цепочка.
ЧТО ВХОДИТ В КАДРОВЫЙ УЧЁТ
Кадровый учёт в ООО — это вся система фиксации действий по сотрудникам с момента их оформления и до увольнения. В центре — документы, которые подтверждают каждое кадровое событие и позволяют восстановить полную картину по любому работнику.
Сюда входит оформление приёма на работу, переводы, отпуска, изменения условий и прекращение трудовых отношений. Каждое из этих действий закрепляется отдельным документом и вносится в общий порядок учёта, без пропусков и разрозненных записей.
Основа — обязательные кадровые документы:
- трудовые договоры;
- приказы по личному составу;
- табель учёта рабочего времени и график отпусков.
Они формируют каркас всей системы и используются для фиксации движения сотрудников внутри компании.
Отдельно выстраиваются внутренние документы, которые задают единый порядок работы:
- какие формы применяются;
- кто отвечает за оформление
- в какие сроки всё должно быть подготовлено.
За счёт этого кадровый учёт ведётся одинаково по всей компании и не зависит от конкретного исполнителя.
КАКИЕ ДОКУМЕНТЫ НУЖНЫ В КАДРОВОМ УЧЁТЕ
Перечень кадровых документов в ООО не фиксирован: он собирается под конкретную компанию с учётом её структуры и процессов. При этом часть документов обязательна для всех, а часть появляется в зависимости от задач — например, если ведётся воинский учёт или есть особые условия труда.
Единых форм для большинства кадровых документов тоже нет. Компания сама определяет, какие бланки использовать, и закрепляет их во внутренних актах. Исключение — отдельные документы, для которых уже установлены обязательные формы или требования к содержанию.
Трудовой договор
Основной документ, с которого начинается работа сотрудника. Подписывается до выхода на работу и включает обязательные условия: должность, место работы, режим, оплату и другие параметры.
Типовая форма предусмотрена для ограниченного круга работодателей, но её можно взять за основу. Требования к содержанию закреплены в ст. 57 ТК РФ.
Дополнительно могут использоваться:
- ученический договор (ст. 198 ТК РФ)
- договор о полной материальной ответственности (ст. 244 ТК РФ)
- гражданско-правовой договор — если отношения не трудовые
Штатное расписание
Фиксирует структуру компании: должности, подразделения и численность сотрудников. Утверждается до приёма первого работника, поскольку должность в договоре должна соответствовать штатному расписанию (ст. 57 ТК РФ).
Можно использовать форму Т-3, утверждённую Постановлением Госкомстата № 1 от 05.01.2004, либо утвердить собственную.
Приказы по личному составу
Оформляют все действия с сотрудниками: приём, перевод, отпуск, увольнение, командировки.
Распространённые формы:
- Т-1 — приём на работу
- Т-5 — перевод
- Т-6 — отпуск
- Т-8 — увольнение
- Т-9 — командировка
Эти формы утверждены Постановлением Госкомстата № 1, но их применение не обязательно — допускается разработка собственных бланков. Ряд приказов составляется в свободной форме, например при дисциплинарных мерах или изменениях условий работы.
Приказы по основной деятельности
Это управленческие распоряжения, не привязанные к конкретным сотрудникам: утверждение локальных актов, внесение изменений в действующие документы. Делятся на постоянные и временные — в зависимости от срока действия.
Трудовые книжки или сведения о трудовой деятельности
Используются для учёта стажа и всех изменений по сотруднику. С 2020 года применяется два формата: бумажный и электронный. Работодатель ведёт тот вариант, который выбрал сотрудник.
Формы и порядок ведения установлены нормативно, разрабатывать их самостоятельно не требуется.
График отпусков
Обязательный документ, который утверждается ежегодно не позднее чем за две недели до начала года (ст. 123 ТК РФ). В нём закрепляются сроки отпусков всех сотрудников.
Можно использовать форму Т-7 или собственный вариант. При сменной или вахтовой работе дополнительно составляются соответствующие графики (ст. 103 и 301 ТК РФ).
Табель учёта рабочего времени
Фиксирует отработанное время, отсутствие и отклонения от графика. Применяются формы Т-12 или Т-13 (Постановление Госкомстата № 1) либо адаптированные варианты.
Журналы
Используются для регистрации и контроля кадровых документов.
Обязательные:
- учёт бланков трудовых книжек
- учёт движения трудовых книжек
Требования закреплены в Приказе Минтруда № 320н от 19.05.2021.
Дополнительно могут вестись журналы инструктажей по охране труда, командировок и другие — их состав определяется компанией.
Локальные акты, в которых закрепляются формы документов и порядок их ведения, позволяют выстроить единый подход к кадровому учёту и избежать разрозненного оформления.
КАКИЕ ЛОКАЛЬНЫЕ НОРМАТИВНЫЕ АКТЫ НУЖНО РАЗРАБОТАТЬ
Перечень локальных актов в ООО компания определяет сама. Часть документов оформляют почти все работодатели, потому что через них закрепляются правила работы с персоналом и порядок кадрового учёта. Микропредприятия и НКО могут часть условий включать прямо в трудовые договоры (ст. 309.2 ТК РФ).
Локальные акты действуют для всех сотрудников и описывают постоянные процессы: режим работы, оформление кадровых действий, требования к персоналу.
Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР)
Закрепляют график работы, порядок отдыха, сроки выплат, правила приёма и увольнения, обязанности сторон и меры дисциплины. Требование установлено ст. 189 ТК РФ.
Инструкции по охране труда
Составляются по должностям или видам работ. Включают требования безопасности до начала работы, в процессе и при нештатных ситуациях. Основание — ст. 214 ТК РФ.
Программа вводного инструктажа по охране труда
Обязательна для всех работодателей (Постановление № 2464). Определяет содержание вводного инструктажа. Без него сотрудника не допускают к работе.
Порядок временного перевода на дистанционную работу
Описывает условия и оформление перевода на удалённую работу при чрезвычайных обстоятельствах. Основание — ст. 312.9 ТК РФ.
Должностные инструкции
Используются для детализации обязанностей, требований к квалификации и зоны ответственности. Прямого требования в ТК РФ нет, но применяются как дополнение к договору.
Инструкция по кадровому делопроизводству
Не обязательна, но помогает закрепить перечень кадровых документов, формы, порядок их оформления и хранения.
СОВЕТЫ ПО НАЧАЛУ ВЕДЕНИЯ КАДРОВОГО УЧЁТА
Кадровый учёт начинают с проверки базы документов и закрепления порядка их ведения. Последовательность действий позволяет быстро выявить пробелы и закрыть обязательные требования.
Шаг 1. Разработайте формы документов
В новой компании составляют перечень кадровых документов и разрабатывают их формы. Для корректных реквизитов используют данные из устава и выписки из ЕГРЮЛ. На основе перечня оформляют инструкцию по кадровому делопроизводству.
В действующей организации проводят проверку документов по подразделениям и делят их на группы:
- можно исправить;
- требуется оформить заново;
- отсутствуют.
Исправляют ошибки в договорах, восстанавливают приказы, корректируют записи по сотрудникам.
Шаг 2. Разработайте штатное расписание
В новой компании утверждается до приёма первого сотрудника. В действующей — проверяется наличие и соответствие фактической структуре. При необходимости оформляется и утверждается заново.
Шаг 3. Составьте график разработки локальных актов
Определяют перечень документов и сроки их подготовки. ПВТР и порядок дистанционной работы оформляет кадровая служба. Должностные инструкции и документы по охране труда готовят руководители подразделений. График утверждается руководителем.
Шаг 4. Проверьте приказы о назначении ответственных
В организации должны быть назначены:
- ответственный за ведение, хранение и учёт трудовых книжек;
- ответственный за обработку персональных данных;
- ответственный за воинский учёт;
- ответственный за гражданскую оборону;
- ответственный за пожарную безопасность.
При наличии специфики деятельности дополнительно назначаются ответственные за производственный контроль, электрохозяйство и другие направления. Проверяют, кто отвечает за отчётность по персоналу. Отсутствующие назначения оформляются приказами.
По вопросам кадровой документации и выстраивания учёта можно обратиться в Центр сопровождения бизнеса Феникс — специалисты помогут проверить текущие документы и привести систему в рабочее состояние.
